Sesam, öffne dich …
Damit die Geschäftsreise nicht schon am Ankunftsflughafen vor verschlossenen Landesgrenzen endet, braucht man normalerweise ein Visum. In die EU kommt man ohne, und einige Staaten wie z. B. Japan stellen das Visum nach der Ankunft im Land aus. Aktuelle Informationen darüber, welches Visum wo nötig ist, bieten die Reise- und Sicherheitsinformationen des Auswärtigen Amtes.
Wenn nötig, sollte genug Vorlaufzeit eingeplant werden, um das Visum bei der zuständigen Botschaft oder einem Konsulat zu beantragen: Manchmal kann das bis zu einer Woche oder länger dauern, vielerorts muss man dazu persönlich erscheinen.
Übrigens: Einige Länder fordern bei der Einreise einen Reisepass, der noch mehrere Monate gültig ist. Deshalb sollte man mit der Passerneuerung nicht bis zur letztmöglichen Sekunde warten. Unter anderem auch, weil es drei Wochen dauert, bis er vom Bürgeramt ausgestellt wird - also rechtzeitig im Kalender vormerken!
Weniger ist mehr
Auch Fluggepäck kann schlecht geplant zum Hindernis werden: Um (teilweise sehr lange) Wartezeiten am Gepäckausgabeband zu vermeiden, sollte man nur mit Handgepäck reisen. Online informieren alle Fluglinien darüber, welche Gepäckstücke für die Kabine zulässig sind. Das betrifft sowohl die Maße als auch das Gewicht. Hier hilft eine Kofferwaage, alternativ dazu: Zuhause erst mit, dann ohne Koffer auf die Körperwaage steigen, die Differenz gibt das Gepäckgewicht.
Gerade bei neueren Flugzeugmodellen fällt der Gepäckraum oberhalb der Sitze schon mal kleiner aus, weswegen man sich an diese Richtlinien halten sollte, um Reibereien in der Kabine zu vermeiden.
Aber auch für Bahnfahrer gilt: Mit leichtem Gepäck reist sich’s besser. Das weiß jeder, der schon einmal versuchen musste, einen großen Koffer in das Gepäckfach eines völlig überfüllten ICE-Waggons zu quetschen.
Alles griffbereit?
Tickets, Reisepass, Kreditkarten, Vielfliegerprogramm-Mitgliedskarten, Visitenkarten, vielleicht die Kontaktdaten des Hotels und im besten Fall sogar schon Fremdwährung für den Ankunftsort: Reisen erfordert eine ganze Menge Zeug. Damit man weder am Checkin-Schalter lange nach dem Pass wühlen, noch am Ankunftsflughafen hektisch nach einem Geldautomaten suchen muss, empfiehlt es sich, alle Reisedokumente an einem Ort zu haben. Dafür braucht es nicht zwingend eine große Reisedokumententasche in A5. Es eignet sich bereits eine Reisepasshülle oder eine handliche Mappe für Reiseunterlagen, etwa in Form eines Reise-Organizers mit Einschubtaschen für Pässe, Tickets und Karten.In einem Organizer lassen sich außerdem Quittungen sammeln, um sie für die Reisekostenabrechnung nach der Rückkehr zur Hand zu haben.
Eigens dafür designte Reiseorganizer sind durch ihr flaches Format praktischer als Geldbörsen, da sie besser in Hemdtaschen passen. Diese Überlegung spielte übrigens auch eine große Rolle beim Design der BULLAZO Reisepass-Organizer Plano Classic und Mini .Im Plano Classic haben Flugtickets und Quittungen ausreichend Platz, daneben gibt es auch zahlreiche Kreditkartenfächer. Das Format des Plano Minis ist etwas hosentaschentauglicher, hier lässt sich allerdings noch ein Stift im Miniaturformat mit unterbringen - etwa für Visum-Formulare, die im Flugzeug ausgefüllt werden müssen.
Minimaler Stress, maximale Leistungsfähigkeit
Wer schon einmal länger in einem engen Flugzeugsitz saß, weiß, dass das in den Rücken gehen kann. Nach der Dienstreise mit Verspannungen, Schmerzen und Schlafmangel anzukommen, beeinträchtigt nicht nur das Wohlbefinden, sondern auch die Leistungsfähigkeit. In dieser Verfassung produktiv in ein Meeting zu gehen, wird schwierig.
Ein Nackenkissen ist da gut, ein bequemer Sitzplatz besser. Nun lässt der Chef für Berufseinsteiger nicht gleich ein Business Class-Ticket raus. Viele Fluglinien bieten jedoch ein Vielfliegerprogramm an, bei dem pro geflogener Meile Punkte gutgeschrieben werden. Diese lassen sich in Prämien wie ein Upgrade in die Business Class einlösen. Ein beliebtes Vielfliegerprogramm ist etwa Miles & More; hier nehmen mehrere Fluglinien teil, darunter Lufthansa und Germanwings, Austrian Airlines und Swiss International Airlines. Wer häufig in den arabischen Raum fliegt, kann sich überlegen, am Skywards Programm der Emirates Airline teilzunehmen.
Auch bei der Deutschen Bahn kann man im bahn.bonus-Programm mit jedem Ticketkauf Punkte sammeln, um auf einen Platz in der ersten Klasse zu sparen. Wer absehen kann, dass er öfter für die Firma reist, sollte unbedingt an solchen Programmen teilnehmen. Die Anmeldung ist meistens kostenlos.
Entspannung in der Flughafenlounge
Für längere Aufenthalte an Flughäfen lohnt es sich außerdem, den Eintritt in eine Flughafenlounge zu bezahlen, statt in ungemütlichen Wartehallen herumzuhängen. Hier sind WLAN, Essen und Getränke im Eintrittspreis inbegriffen - aber das wichtigste: Gemütliche Sessel und eine ruhige Atmosphäre sorgen dafür, dass die Dienstreise nicht an den Nerven zehrt, bevor die Arbeit überhaupt losgegangen ist. Die Investition lohnt sich. Am besten, man informiert sich schon vor Reiseantritt, welche die günstigsten und besten Lounges an den Flughäfen mit Aufenthalt sind, um nicht ziellos durch die Gegend zu irren.
Checkliste: Stressfrei in die Geschäftsreisen starten
→ Ist der Reisepass noch mindestens ein halbes Jahr gültig?
→ Wird ein Visum benötigt und wenn ja: Wo und bis wann muss es beantragt werden?
→ Ist das Gepäckstück klein und leicht genug, um als Handgepäck durchzugehen?
→ Sind die Auslandsreiseversicherung und alle Impfungen noch aktuell?
→ Sind alle Tickets, Dokumente und etwas Fremdwährung griffbereit, am besten alles an einem Ort?
→ Ist bekannt, welche Flughafen-Lounges infrage kommen und wo sich diese an den Flughäfen mit Aufenthalt befinden?
→ Steckt die Mitgliedskarte fürs Vielfliegerprogramm oder die Bahncard im Portemonnaie?
→ Liegen Adresse und Kontaktdaten des Hotels vor?
→ Sind alle Daten auch offline vorhanden, z. B. in Papierform in der Dokumententasche oder als heruntergeladene PDF, falls der Handy-Empfang ausfällt?